301醫(yī)院：門診藥房信息化讓取藥只需6-7分鐘
014年10月底，**總醫(yī)院（301醫(yī)院）新門診大樓正式投入使用，為滿足日益增多的門診量和處方量需求，醫(yī)院在擴(kuò)大門診藥房面積、增開(kāi)發(fā)藥窗口數(shù)量、整合門診藥房的同時(shí)，引進(jìn)了更大型的自動(dòng)發(fā)藥機(jī)設(shè)備和智能藥架，改進(jìn)了叫號(hào)及窗口屏幕顯示系統(tǒng)，期望通過(guò)信息化技術(shù)手段最大限度提升門診藥房的工作效率、縮短患者取藥時(shí)間。
從2014年3月中旬開(kāi)始，我院多部門開(kāi)始就門診藥房信息化項(xiàng)目進(jìn)行方案論證，6月底完成系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)，7月中旬確定技術(shù)接口方案，10月中旬完成系統(tǒng)及接口研發(fā)，10月26日順利開(kāi)診發(fā)藥。項(xiàng)目實(shí)施后患者實(shí)現(xiàn)了坐等取藥，平均取藥時(shí)間6-7分鐘；叫號(hào)發(fā)藥模式降低了發(fā)藥窗口藥師的壓力；自動(dòng)發(fā)藥機(jī)的應(yīng)用減少了59.64%的藥品人工調(diào)配量，調(diào)配藥師工作量降低了48.33%。項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到了預(yù)期效果。
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程
整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施大致分為以下四個(gè)階段：確定發(fā)藥業(yè)務(wù)模式，多方協(xié)商制定統(tǒng)一接口方案，系統(tǒng)研發(fā)及聯(lián)合測(cè)試以及運(yùn)行監(jiān)測(cè)及持續(xù)改進(jìn)。
發(fā)藥業(yè)務(wù)模式
有兩種待選的業(yè)務(wù)模式：繳費(fèi)預(yù)擺藥模式和報(bào)到預(yù)擺藥模式。兩種模式各有優(yōu)缺點(diǎn)。醫(yī)院根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（繳費(fèi)預(yù)擺藥模式無(wú)法完全避免患者取藥排隊(duì)問(wèn)題）、資源配置（門診藥房工作人員總數(shù)未變，雖然通過(guò)部署自動(dòng)發(fā)藥機(jī)可以節(jié)省部分調(diào)配人員補(bǔ)充到發(fā)藥窗口或補(bǔ)藥崗，但人員數(shù)量相對(duì)來(lái)說(shuō)仍然不足）、藥房壓力（采用繳費(fèi)預(yù)擺藥模式，單個(gè)窗口緩沖區(qū)容量下限應(yīng)改為（170+10）/14≈13，說(shuō)明單窗口應(yīng)至少配備13個(gè)藥籃位；但窗口受空間限制實(shí)際僅配有9個(gè)藥籃位，因此該模式無(wú)法滿足高峰期壓力）、以及自動(dòng)發(fā)藥機(jī)性能（經(jīng)測(cè)算三個(gè)月的歷史處方，發(fā)藥機(jī)的直發(fā)率不低于40%。發(fā)藥機(jī)出藥速度能夠滿足高峰期處方合計(jì)盒（瓶）數(shù)量要求，每日補(bǔ)藥量基本滿足日均發(fā)藥量）等綜合因素的考慮，選擇了患者報(bào)到→藥品調(diào)配→叫號(hào)發(fā)藥的報(bào)到預(yù)擺藥業(yè)務(wù)模式。
多方協(xié)商制定統(tǒng)一接口方案
考慮到通信的實(shí)時(shí)性，HIS系統(tǒng)與報(bào)到機(jī)之間采取UDP接口方式傳輸叫號(hào)信息和屏顯信息?？紤]到數(shù)據(jù)的安全性，HIS系統(tǒng)與自動(dòng)發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)、自助報(bào)到機(jī)系統(tǒng)、傳送帶系統(tǒng)之間采用Web Service接口方式。各系統(tǒng)間的關(guān)系如圖1所示。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程和接口技術(shù)方案兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并集中發(fā)布管理。
系統(tǒng)研發(fā)及聯(lián)合測(cè)試
7月16日技術(shù)接口方案V1.1版發(fā)布后，各方開(kāi)始嚴(yán)格按照方案要求進(jìn)行軟件和接口程序的研發(fā)。研發(fā)過(guò)程中對(duì)于出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題隨時(shí)討論，必要時(shí)更新技術(shù)接口方案并發(fā)布給各參建方。9月29日開(kāi)始接口測(cè)試，10月16日完成。10月20日所有軟硬件系統(tǒng)都在真實(shí)環(huán)境部署完畢，同時(shí)開(kāi)始為期5天的聯(lián)調(diào)測(cè)試。測(cè)試方包括藥房藥師、計(jì)算機(jī)室工程師、自動(dòng)發(fā)藥機(jī)廠商技術(shù)人員、叫號(hào)系統(tǒng)技術(shù)人員、傳送帶系統(tǒng)技術(shù)人員等。
運(yùn)行監(jiān)測(cè)及持續(xù)改進(jìn)
項(xiàng)目上線以來(lái)，項(xiàng)目組每天監(jiān)測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)以觀測(cè)運(yùn)行狀態(tài)，監(jiān)測(cè)指標(biāo)包括：患者平均取藥時(shí)間；窗口平均出藥時(shí)間；窗口發(fā)藥平均用時(shí)；患者取藥時(shí)間分布（以5分鐘作為時(shí)間間隔）；處方直發(fā)比；藥品盒（瓶）數(shù)直發(fā)比。
根據(jù)觀測(cè)結(jié)果，項(xiàng)目組對(duì)各系統(tǒng)進(jìn)行了持續(xù)性改進(jìn)，包括調(diào)整自助報(bào)到機(jī)人機(jī)交互界面、調(diào)整窗口大屏顯示信息格式、等候大廳增配過(guò)號(hào)信息顯示大屏幕、為窗口藥師提供發(fā)藥任務(wù)狀態(tài)信息等。通過(guò)上述措施，解決了由于信息缺失或不對(duì)稱導(dǎo)致的患者候藥時(shí)間延長(zhǎng)問(wèn)題。通過(guò)調(diào)整藥品入機(jī)品規(guī)和數(shù)量，將藥品直發(fā)比由23%提升至47%，有效緩解了人工調(diào)配壓力。
項(xiàng)目實(shí)施效果
2014年10月26日，新門診大樓正式投入啟用。26日至28日三天義診期間日均門診量近1.7萬(wàn)人次，為保障藥房業(yè)務(wù)流程順暢，義診期間采取混合模式進(jìn)行發(fā)藥，即一半窗口使用報(bào)到機(jī)和自動(dòng)發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行叫號(hào)發(fā)藥，另一半仍然排隊(duì)交方取藥。系統(tǒng)磨合至11月5日趨于穩(wěn)定，全部窗口改為叫號(hào)發(fā)藥。
目前系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了患者坐等取藥，全天平均取藥時(shí)間6-7分鐘。項(xiàng)目實(shí)施前后藥房壓力數(shù)據(jù)對(duì)比如表1所示，日均發(fā)藥盒（瓶）數(shù)增加了4.91%，說(shuō)明藥房壓力有明顯增大。在藥房人員數(shù)量不變的情況下，由于使用了自動(dòng)發(fā)藥機(jī)，人工調(diào)配藥品數(shù)量從原來(lái)的4.5萬(wàn)盒（瓶）下降至2.3萬(wàn)盒（瓶），人工調(diào)配量下降了48.33%。藥房工作人員普遍反應(yīng)，新系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，由于發(fā)藥窗口藥師采取了叫號(hào)發(fā)藥的主動(dòng)發(fā)藥模式，大大緩解了由于患者排隊(duì)帶來(lái)的窗口壓力，患者也因?yàn)樽热∷帨p少了排隊(duì)的焦慮感。達(dá)到了預(yù)期效果。
主要難點(diǎn)及解決方法
難點(diǎn)一：多廠商多系統(tǒng)集成
作為醫(yī)院方主導(dǎo)的項(xiàng)目組并不是與多家參建方分別制定接口方案，而是多方聯(lián)合統(tǒng)一制定方案。這種方式比較耗時(shí)，協(xié)調(diào)工作也較多，但事實(shí)證明這是本項(xiàng)目順利實(shí)施的保障前提。
難點(diǎn)二：發(fā)藥業(yè)務(wù)模式的選擇
在選擇發(fā)藥模式階段，需根據(jù)環(huán)境、政策、資源配置、藥房壓力等多種客觀因素綜合考慮。同時(shí)，對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行提取分析也是必不可少的技術(shù)手段。本項(xiàng)目通過(guò)大量的數(shù)據(jù)分析及軟件模擬，利用數(shù)據(jù)分析結(jié)果最終選擇了適合院情的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式。
難點(diǎn)三：項(xiàng)目實(shí)施效果評(píng)價(jià)
我們認(rèn)為門診藥房信息化項(xiàng)目應(yīng)從兩方面評(píng)價(jià)其實(shí)施效果：一是提高藥房工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度方面；二是縮短患者取藥時(shí)間、提高患者滿意率方面。目前項(xiàng)目組正在積極探索可量化的評(píng)價(jià)指標(biāo)制定及評(píng)價(jià)方法。
經(jīng)驗(yàn)及體會(huì)
選擇最適合的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式
各醫(yī)院受門診規(guī)模、藥房環(huán)境、高峰期壓力等客觀因素限制，實(shí)際情況不同，應(yīng)根據(jù)自身情況選擇合適的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式，做到因地制宜，不能盲目照搬。
充分利用數(shù)據(jù)做出科學(xué)決策
項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中大量決策都要依靠數(shù)據(jù)說(shuō)話，如業(yè)務(wù)模式的選擇、發(fā)藥機(jī)入機(jī)品規(guī)目錄的確定、發(fā)藥窗口數(shù)量的最優(yōu)配置、窗口緩存架容量的大小設(shè)置等。相反，如果僅依靠經(jīng)驗(yàn)，有可能造成資源浪費(fèi)或重復(fù)勞動(dòng)，項(xiàng)目也不可能在短時(shí)間內(nèi)順利上線。
針對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)制定應(yīng)急預(yù)案
多系統(tǒng)集成項(xiàng)目中間環(huán)節(jié)多，任何環(huán)節(jié)出問(wèn)題都有可能導(dǎo)致整個(gè)流程不暢，在門診藥房信息化項(xiàng)目上體現(xiàn)為延長(zhǎng)患者取藥時(shí)間。因此，項(xiàng)目組在流程設(shè)計(jì)階段盡可能考慮各關(guān)鍵環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的故障，并制定了相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。在發(fā)生斷電、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)故障時(shí)能迅速切換至應(yīng)急模式。
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